Seitenzahlen, Kapitel und Inhaltsverzeichnis automatisieren

Eine Broschüre ist fast fertig, dann kommen zwei neue Seiten am Anfang hinzu. Plötzlich stimmen Seitenzahlen, Kapitelverweise und Inhaltsverzeichnis nicht mehr. Wer Seitenzahlen von Hand tippt, beginnt jetzt eine fehleranfällige Sucharbeit. InDesign kann diese Aufgaben zuverlässig übernehmen, wenn du Musterseiten, Abschnitte und Absatzformate von Beginn an sauber einrichtest.

Das Grundprinzip: Inhalt und Nummerierung trennen

Automatisierung funktioniert in InDesign dann gut, wenn du drei Dinge nicht vermischst:

1. Die Gestaltung der Seitenzahl gehört auf eine Musterseite.
2. Die Zählweise gehört in die Abschnittsoptionen des Dokuments.
3. Die Struktur für das Inhaltsverzeichnis steckt in Absatzformaten.

Die sichtbare Seitenzahl ist also kein getippter Text wie „12“, sondern eine Marke. Diese Marke zeigt auf jeder Dokumentseite automatisch die dort gültige Nummer an. Ob diese Nummer „12“, „iv“ oder „A-12“ lautet, legst du an anderer Stelle fest.

Das ist besonders wichtig, wenn ein Dokument ein Titelblatt ohne Zahl, ein Inhaltsverzeichnis mit römischen Zahlen und danach den eigentlichen Hauptteil ab Seite 1 enthält. Solche Fälle sind keine Ausnahme, sondern typische Anforderungen bei Berichten, Magazinen und umfangreichen Broschüren.

Seitenzahlen auf Musterseiten anlegen

Lege die Seitenzahl immer auf der Musterseite an, die für den jeweiligen Seitentyp verwendet wird. Öffne dazu das Bedienfeld „Seiten“ und bearbeite die passende Musterseite. Für eine Doppelseite brauchst du in der Regel einen Textrahmen auf der linken und einen auf der rechten Musterseite.

Erstelle zunächst einen Textrahmen an der gewünschten Position, etwa außen unten im Satzspiegel. Setze den Cursor in den Rahmen und wähle im Menü „Schrift“ den Befehl „Sonderzeichen einfügen“, dann „Marken“ und anschließend „Aktuelle Seitenzahl“.

Auf der Musterseite erscheint zunächst meist ein Buchstabe, beispielsweise „A“. Das ist korrekt: InDesign zeigt dort den Präfix der Musterseite an. Erst auf den Dokumentseiten erscheint die tatsächliche Seitenzahl.

Formatiere diese Marke wie normalen Text:

• Weise ihr ein Zeichenformat oder Absatzformat zu.
• Richte sie auf linken Seiten linksbündig und auf rechten Seiten rechtsbündig aus.
• Nutze bei Bedarf einen Tabulator, wenn neben der Zahl noch ein Kapitelname stehen soll.
• Achte auf ausreichenden Abstand zum Endformat und zum Anschnitt.
• Platziere die Zahl nicht im Bereich wichtiger Bilder oder Fußnoten.

Wenn du mehrere Seitentypen hast, legst du mehrere Musterseiten an. Ein Kapitelauftakt kann beispielsweise eine Musterseite ohne Seitenzahl erhalten, während Inhaltsseiten eine Musterseite mit Seitenzahl verwenden. So mußt du Zahlen nicht einzeln ausblenden.

Seitenzahl auf einzelnen Seiten unterdrücken

Manchmal soll eine Seite zwar zur Zählung gehören, die Zahl aber nicht sichtbar sein, etwa auf einem Kapitelauftakt. Weise dieser Seite eine Musterseite ohne Seitenzahl zu. Das ist sauberer als das Überschreiben oder Löschen eines einzelnen Musterseitenobjekts.

Falls du ein Musterseitenobjekt auf einer einzelnen Dokumentseite bearbeiten mußt, kannst du es im Bedienfeld „Seiten“ gezielt überschreiben. Für die Seitenzahl ist das aber nur eine Ausnahme. Sobald sich das Layout ändert, entstehen sonst leicht uneinheitliche Ergebnisse.

Abschnitte für römische Zahlen, Neustarts und Präfixe

Die automatische Seitenzahl zeigt immer die Nummerierung, die für die betreffende Dokumentseite definiert ist. Diese Einstellung nimmst du über „Nummerierungs- und Abschnittsoptionen“ vor. Den Befehl findest du im Menü „Layout“.

Wähle zuerst die Seite aus, auf der ein neuer Abschnitt beginnen soll. Typische Beispiele sind:

Bereich	Übliche Einstellung
Titel und Umschlag	Keine sichtbare Seitenzahl oder eigene Musterseite
Vorwort und Inhaltsverzeichnis	Römische Zahlen, etwa „i“, „ii“, „iii“
Hauptteil	Arabische Zahlen, Beginn bei „1“
Anhang	Fortlaufende Zahlen oder Präfix wie „A-1“

Aktiviere in den „Nummerierungs- und Abschnittsoptionen“ die Option „Abschnitt beginnen“. Danach kannst du das Format der Seitenzahl wählen und festlegen, mit welcher Nummer der Abschnitt startet.

Ein häufiger Fall: Das Inhaltsverzeichnis endet auf „iv“, der Hauptteil soll auf der folgenden Seite mit „1“ beginnen. Markiere die erste Seite des Hauptteils, aktiviere „Abschnitt beginnen“ und trage als Startseitenzahl „1“ ein. Die Seitenzahlmarke auf der Musterseite übernimmt die Änderung sofort.

Ein Abschnittspräfix kann sinnvoll sein, wenn einzelne Teile unabhängig voneinander verwendet werden. Ein Anhang kann dann etwa „A-1“, „A-2“ und „A-3“ tragen. Prüfe jedoch vorab, ob der Präfix nur im Bedienfeld „Seiten“ sichtbar sein soll oder auch auf den gedruckten Seiten erscheinen muß. Für die sichtbare Ausgabe kannst du den Präfix als Text neben der Seitenzahlmarke auf der Musterseite setzen.

Kapitel über die Abschnittsmarke und Bücher steuern

Für Kapitelüberschriften oder Kolumnentitel brauchst du oft nicht nur eine Seitenzahl, sondern auch eine Kapitelbezeichnung. Dafür eignet sich die „Abschnittsmarke“. Du trägst sie ebenfalls in den „Nummerierungs- und Abschnittsoptionen“ ein, etwa „Jahresbericht 2026“ oder „Kapitel 3: Ergebnisse“.

Die Abschnittsmarke kannst du in einen Textrahmen auf der Musterseite einsetzen. Im Menü „Schrift“ findest du sie unter „Textvariablen“ und „Variable einfügen“ als „Abschnittsmarke“. Ändert sich die Marke in einem neuen Abschnitt, aktualisiert sich der Text auf den betroffenen Seiten.

Bei umfangreichen Publikationen mit mehreren InDesign-Dateien arbeitest du sinnvoll mit einem „Buch“. Im Buch-Bedienfeld fügst du die einzelnen Dokumente in die gewünschte Reihenfolge ein. InDesign kann die Seitenzählung über Dokumentgrenzen hinweg fortführen und Kapitelnummern verwalten.

Wichtig ist dabei die Reihenfolge im Buch-Bedienfeld. Sie bestimmt, welches Dokument als erstes Kapitel gilt und wie die fortlaufende Paginierung berechnet wird. Ändert sich die Reihenfolge, aktualisiere die Nummerierung im Buch, bevor du ein PDF exportierst.

Für laufende Kolumnentitel kannst du zusätzlich Textvariablen verwenden. In vielen Fällen genügt die Abschnittsmarke. Wenn sich der Kolumnentitel innerhalb eines Kapitels nach Zwischenüberschriften ändern soll, sind „Laufende Kopfzeile“ und sauber zugewiesene Absatzformate die bessere Lösung.

Das Inhaltsverzeichnis aus Absatzformaten erzeugen

Ein Inhaltsverzeichnis kann nur dann zuverlässig entstehen, wenn Überschriften konsequent mit Absatzformaten formatiert sind. Manuell fett gesetzte oder größer formatierte Überschriften erkennt InDesign nicht als Struktur.

Lege deshalb für jede Ebene ein eigenes Absatzformat an, zum Beispiel:

• „Überschrift 1“ für Hauptkapitel
• „Überschrift 2“ für Unterkapitel
• „Überschrift 3“ für weitere Gliederungsebenen
• „Inhaltsverzeichnis Kapitel“ für Einträge der ersten Ebene
• „Inhaltsverzeichnis Unterkapitel“ für Einträge der zweiten Ebene

Die Formate für die Überschriften und die Formate für die Einträge im Inhaltsverzeichnis sollten getrennt sein. Eine Überschrift im Dokument darf groß, farbig und mit Abstand gestaltet sein. Der passende Eintrag im Inhaltsverzeichnis braucht dagegen oft eine kleinere Schrift, Einzüge und einen rechtsbündigen Tabulator für die Seitenzahl.

Platziere den Cursor in einem leeren Textrahmen auf der Seite für das Inhaltsverzeichnis. Wähle im Menü „Layout“ den Befehl „Inhaltsverzeichnis“. Im Dialogfenster legst du fest, welche Absatzformate einbezogen werden.

Wähle bei „Andere Formate“ nacheinander deine Überschriftenformate aus und übernimm sie in „Absatzformate einbeziehen“. Für jedes Quellformat bestimmst du anschließend ein Eintragsformat, etwa „Inhaltsverzeichnis Kapitel“.

Bei „Seitenzahl“ entscheidest du, ob die Zahl vor oder nach dem Eintrag steht. Üblich ist „Nach Eintrag“. Als Trennzeichen zwischen Überschrift und Seitenzahl verwendest du meist einen Tabulator. Im Absatzformat des Inhaltsverzeichnisses richtest du dafür einen rechtsbündigen Tabulator am rechten Rand des Textrahmens ein. So stehen auch einstellige und dreistellige Seitenzahlen sauber untereinander.

Inhaltsverzeichnis aktualisieren und prüfen

Nach jeder größeren Änderung aktualisierst du das vorhandene Inhaltsverzeichnis über den Befehl „Inhaltsverzeichnis aktualisieren“ im Menü „Layout“. InDesign liest dann die Überschriften erneut aus und ersetzt die erzeugten Einträge.

Bearbeite Einträge im Inhaltsverzeichnis nicht von Hand. Eigene Korrekturen verschwinden bei der nächsten Aktualisierung. Wenn ein Eintrag falsch aussieht, liegt die Ursache fast immer im Absatzformat, im Quelltext der Überschrift oder in den Einstellungen des Inhaltsverzeichnisses.

Prüfe vor der Ausgabe besonders diese Punkte:

• Jede Überschrift hat das richtige Absatzformat.
• Kapitel beginnen auf den vorgesehenen Seiten und in den richtigen Abschnitten.
• Alle Musterseiten mit Seitenzahl sind korrekt zugewiesen.
• Nicht sichtbare Seitenzahlen verwenden eine eigene Musterseite.
• Das Inhaltsverzeichnis wurde nach der letzten Textänderung aktualisiert.
• Im Bedienfeld „Preflight“ erscheinen keine ungeklärten Textüberläufe.

Wenn du diese Struktur einmal sauber aufbaust, bleibt dein Dokument auch bei späteren Änderungen beherrschbar. Passende InDesign-Seminare und Termine findest du bei uns auf cmt.de.