Barrierefreie PDFs aus InDesign erstellen

Die Broschüre sieht im Layout perfekt aus, doch im Screenreader wird zuerst die Bildunterschrift gelesen, dann eine Fußzeile und erst danach die Überschrift. Oder ein wichtiges Diagramm erscheint lediglich als „Grafik“. Solche Probleme entstehen nicht erst beim PDF-Export. Wenn du barrierearme PDFs aus InDesign erstellen willst, musst du dein Dokument von Beginn an strukturiert aufbauen und vor der Veröffentlichung gezielt prüfen.

In unseren InDesign-Schulungen erleben wir oft, dass Gestaltungsqualität und Barrierefreiheit als Gegensätze wahrgenommen werden. Das ist nicht nötig. Ein sauber angelegtes Dokument mit Absatzformaten, sinnvoller Reihenfolge und verständlichen Bildbeschreibungen verbessert zugleich die Pflege, die Wiederverwendbarkeit und die Qualität deines Layouts.

Was ein barrierearmes PDF leisten muss

Ein PDF ist nicht automatisch zugänglich, nur weil es durchsuchbaren Text enthält oder als „getaggtes PDF“ exportiert wurde. Für Menschen, die mit Screenreadern, Tastatursteuerung oder Vergrößerungssoftware arbeiten, braucht das Dokument eine maschinenlesbare Struktur.

Wichtige Bestandteile sind:

• Überschriften, Absätze, Listen und Tabellen müssen als solche ausgezeichnet sein.
• Die Lesereihenfolge muss dem inhaltlichen Ablauf entsprechen.
• Bilder mit Informationsgehalt brauchen Alternativtexte.
• Kontraste, Schriftgrößen und Abstände müssen die Lesbarkeit unterstützen.
• Links benötigen verständliche Linktexte.
• Die Dokumentensprache muss festgelegt sein.
• Formulare, falls vorhanden, brauchen beschriftete und bedienbare Felder.
• Das PDF muss beim Export Tags enthalten und anschließend geprüft werden.

„Barrierefrei“ ist rechtlich und technisch ein anspruchsvoller Begriff. Im Arbeitsalltag sprechen wir deshalb oft von barrierearmen oder zugänglichen PDFs, solange nicht anhand der relevanten Anforderungen geprüft wurde, ob das Dokument beispielsweise PDF/UA-konform ist. Entscheidend ist: Ein Prüfbericht allein ersetzt keine sorgfältige inhaltliche Kontrolle.

Die Grundlage: Absatzformate statt manueller Gestaltung

Die semantische Struktur eines PDFs beginnt mit deinen Absatzformaten. Wenn du Überschriften nur durch größere Schrift, Fettformatierung oder Farbe hervorhebst, erkennt ein Screenreader darin noch keine Überschrift. InDesign benötigt konsistente Formate, die beim Export PDF-Tags zugeordnet werden können.

Lege für jede inhaltliche Ebene eigene Absatzformate an, zum Beispiel:

Inhalt	Sinnvolles Absatzformat	PDF-Struktur
Haupttitel	„Überschrift 1“	H1
Kapitelüberschrift	„Überschrift 2“	H2
Zwischenüberschrift	„Überschrift 3“	H3
Fließtext	„Grundtext“	P
Aufzählung	„Listenpunkt“	L oder LI
Bildunterschrift	„Bildunterschrift“	Caption oder P

Ordne die Formate im Bedienfeld „Absatzformate“ zu und vermeide lokale Abweichungen, wo immer es geht. Einzelne Hervorhebungen innerhalb eines Absatzes steuerst du mit Zeichenformaten. Dadurch bleibt die Bedeutung der Texte erkennbar, auch wenn sich das Layout später ändert.

Die Zuordnung zu PDF-Tags richtest du über die Exporttag-Zuordnung ein. Dort kannst du Absatzformaten passende Tags wie H1, H2, P oder L zuweisen. Prüfe besonders, dass Überschriften nicht versehentlich als gewöhnlicher Absatz exportiert werden. Eine optisch große Zwischenüberschrift ohne H2-Tag ist für Screenreader-Nutzende kaum hilfreich.

Struktur und Lesereihenfolge bewusst anlegen

InDesign folgt nicht zwangsläufig der optischen Reihenfolge auf der Seite. Besonders bei Magazinen, mehrspaltigen Layouts, Infokästen und frei platzierten Objekten kann die technische Reihenfolge falsch sein. Ein Screenreader kann dann etwa den rechten Textkasten vor dem linken lesen oder in einer mehrspaltigen Seite zeilenweise zwischen beiden Spalten springen.

Für komplexere Seiten nutzt du das Bedienfeld „Artikel“. Darin stellst du Objekte in die gewünschte Lesereihenfolge. Ziehe Textrahmen, Bilder, Tabellen und andere relevante Objekte in einen Artikel und ordne sie dort so an, wie Menschen den Inhalt lesen sollen.

Gehe dabei nicht von der Mausbewegung beim Layouten aus, sondern vom Inhalt:

1. Beginne mit Titel und Einleitung.
2. Ordne anschließend Überschriften und zugehörige Textabschnitte an.
3. Platziere Bild und Bildunterschrift an der inhaltlich passenden Stelle.
4. Füge Infokästen dort ein, wo sie gelesen werden sollen.
5. Setze wiederkehrende Elemente wie Seitenzahlen oder Schmuckgrafiken nur ein, wenn sie tatsächlich relevant sind.

Dekorative Elemente sollten die Lesereihenfolge nicht stören. Dazu zählen etwa Linien, Hintergrundflächen, grafische Ornamente oder rein illustrative Bilder ohne zusätzliche Aussage. In den „Objektexportoptionen“ kannst du solche Objekte als Artefakt kennzeichnen. Dann werden sie von Hilfstechnologien ignoriert.

Bei Musterseiten ist Vorsicht sinnvoll. Kopfzeilen, Seitennummern und wiederkehrende Gestaltungselemente erscheinen auf vielen Seiten. Prüfe im exportierten PDF, ob sie sinnvoll behandelt werden oder unnötig wiederholt vorgelesen werden.

Alternativtexte für Bilder sinnvoll formulieren

Ein Alternativtext beschreibt nicht jedes Bild möglichst ausführlich. Er vermittelt die Information, die für das Verständnis des Inhalts fehlt, wenn das Bild nicht sichtbar ist. Was relevant ist, entscheidet immer der Kontext.

Ein Produktfoto in einem Katalog braucht oft eine konkrete Beschreibung. Ein Symbol neben einer ohnehin ausgeschriebenen Überschrift braucht dagegen meist keinen Alternativtext. Ein Diagramm braucht nicht nur eine Benennung, sondern seine zentrale Aussage.

Hinterlege Alternativtexte in InDesign über „Objektexportoptionen“ auf der Registerkarte „Alternativtext“. Du kannst dort Text aus den XMP-Metadaten übernehmen oder einen eigenen Text eingeben. Für wichtige Inhalte empfehlen wir eigene, geprüfte Beschreibungen. Metadaten sind häufig zu allgemein oder fehlen ganz.

Ein guter Alternativtext beantwortet diese Fragen:

• Was ist zu sehen?
• Welche Information ist für den Kontext wichtig?
• Welche Entwicklung, Aussage oder Handlung wird vermittelt?
• Ist eine ausführlichere Erklärung im Fließtext nötig?

Statt „Diagramm mit blauen Balken“ ist besser: „Die Zahl der Anmeldungen steigt von Januar bis Juni kontinuierlich von 120 auf 310.“ Bei sehr komplexen Grafiken reicht ein Alternativtext allein oft nicht aus. Erkläre dann die Kernaussage und die relevanten Werte zusätzlich im Text oder in einer Tabelle.

Vermeide Formulierungen wie „Bild von“ oder „Grafik zeigt“, wenn sie keinen Mehrwert bieten. Der Screenreader kündigt das Objekt in der Regel bereits als Grafik an.

Tabellen, Listen und Links richtig vorbereiten

Tabellen sind ein häufiger Schwachpunkt. Nutze Tabellen nur für echte tabellarische Daten, nicht zum Positionieren von Inhalten. Definiere Kopfzeilen in den Tabellenoptionen, damit Spaltenüberschriften erkennbar werden. Sehr verschachtelte Tabellen mit verbundenen Zellen sind für Screenreader schwierig. Teile komplexe Tabellen lieber auf oder bereite die wichtigsten Aussagen zusätzlich als Text auf.

Listen legst du als echte Aufzählungen oder Nummerierungen an. Manuell eingefügte Bindestriche, Sterne oder Ziffern sind keine verlässliche Struktur. Verwende Absatzformate mit Aufzählungszeichen und Nummerierung, damit die Liste auch im PDF als Liste erkannt werden kann.

Auch Links verdienen Aufmerksamkeit. Ein Linktext wie „hier klicken“ ist unverständlich, wenn Screenreader-Nutzende sich alle Links eines Dokuments anzeigen lassen. Besser sind konkrete Texte wie „Jahresbericht 2026 herunterladen“ oder „Kontakt zur Redaktion“. Prüfe nach dem Export, ob Links funktionieren und ob die Linktexte nachvollziehbar sind.

Exporteinstellungen für das PDF festlegen

Wähle beim Export das Format „Adobe PDF (Druck)“ oder „Adobe PDF (Interaktiv)“, abhängig vom Einsatzzweck. Für druckfähige Dokumente ist „Adobe PDF (Druck)“ meist die richtige Grundlage. Entscheidend sind nicht nur Farbprofil und Komprimierung, sondern die Einstellungen für Barrierefreiheit und Struktur.

Achte im Exportdialog insbesondere auf diese Punkte:

• Aktiviere „PDF mit Tags erstellen“.
• Aktiviere „Lesezeichen erstellen“, wenn deine Überschriftenstruktur für die Navigation genutzt werden soll.
• Aktiviere „Hyperlinks“, wenn das Dokument Links enthält.
• Lege unter „Erweitert“ die Dokumentensprache korrekt fest, beispielsweise Deutsch.
• Exportiere nicht versehentlich alle Inhalte als Druckbögen, wenn eine Einzelseitenstruktur sinnvoller ist.
• Prüfe bei Sicherheitsoptionen, ob Einschränkungen das Kopieren, Lesen oder die Nutzung mit Hilfstechnologien behindern.

PDF/X-Vorgaben sind für den professionellen Druck wichtig, lösen aber keine Barrierefreiheitsprobleme. Ein PDF/X-4 kann visuell und drucktechnisch hervorragend sein, aber dennoch ohne brauchbare Tags, Alternativtexte oder Lesereihenfolge vorliegen. Wenn du sowohl druckfähige als auch zugängliche Dateien liefern musst, stimme die Anforderungen früh mit Druckerei und Auftraggebenden ab.

Nach dem Export in Acrobat prüfen

InDesign ist der Ausgangspunkt, aber die Qualitätskontrolle erfolgt im PDF. Öffne die Datei in Adobe Acrobat Pro und prüfe die Tags, die Lesereihenfolge und die Ergebnisse der Barrierefreiheitsprüfung. Besonders hilfreich sind die Bedienfelder für Tags und Lesereihenfolge.

Kontrolliere mindestens diese Punkte:

• Sind Überschriften als H1, H2 und H3 getaggt?
• Wird der Inhalt in der richtigen Reihenfolge vorgelesen?
• Haben informative Bilder passende Alternativtexte?
• Sind dekorative Objekte als Artefakte behandelt?
• Sind Tabellenüberschriften erkennbar?
• Ist die Dokumentsprache gesetzt?
• Funktionieren Links und Lesezeichen?
• Gibt es ausreichend Kontrast zwischen Text und Hintergrund?

Die automatische Prüfung findet technische Auffälligkeiten, kann aber keine inhaltliche Qualität bewerten. Sie erkennt nicht zuverlässig, ob ein Alternativtext hilfreich ist oder ob eine Überschriftenhierarchie fachlich Sinn ergibt. Lass das PDF deshalb mit einer Screenreader-Vorschau oder, wenn möglich, durch tatsächliche Nutzende testen.

Was du besser in InDesign korrigierst

Viele Fehler lassen sich in Acrobat nachbearbeiten. Das sollte aber die Ausnahme bleiben. Nachträgliche Korrekturen sind fehleranfällig und gehen verloren, sobald du aus InDesign eine neue PDF-Version exportierst.

Korrigiere deshalb möglichst an der Quelle:

• Fehlende Überschriften-Tags: Absatzformat und Exporttag-Zuordnung in InDesign prüfen.
• Falsche Reihenfolge: Inhalte im Bedienfeld „Artikel“ neu sortieren.
• Fehlende Bildbeschreibung: Alternativtext in den „Objektexportoptionen“ ergänzen.
• Unklare Listen: echte Aufzählungen und Nummerierungen verwenden.
• Wiederkehrende Störungen: Musterseiten und dekorative Objekte überprüfen.

Für Teams lohnt sich eine verbindliche Vorlage mit vorbereiteten Absatzformaten, Musterseiten, Tabellenformaten und Exportvorgaben. So hängt die Zugänglichkeit nicht davon ab, ob einzelne Personen bei jeder Ausgabe an alle Details denken. Passende InDesign-Seminare und Termine findest du bei uns auf cmt.de.